Tìm hiểu về dịch vụ Pháp chế doanh nghiệp

Bạn là doanh nghiệp mới thành lập? Bạn là doanh nghiệp đang hoạt động? Bạn đã đối mặt với các rủi ro trong vận hành doanh nghiệp dưới đây?

Giới thiệu về bộ phận pháp chế doanh nghiệp

Bộ phận Pháp chế doanh nghiệp không phải là bộ phận làm ra tiền trực tiếp như bộ phận kinh doanh, hay có các hiệu quả hoạt động có thể nhìn thấy hay đo lường được ngay lập tức. Nhưng trên thực tế, với các vai trò hệ trọng của mình, Bộ phận Pháp chế giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, đúng lộ trình, đúng tầm nhìn và giúp doanh nghiệp loại bỏ các rủi ro. Những rủi ro pháp lý khi đã xảy ra thường có giá trị lớn hơn rất nhiều lần so với doanh thu từ hợp đồng lớn nhất mà bạn đang có. Chính vì thế, việc xây dựng Phòng pháp chế là việc làm mang tính chất tầm nhìn chiến lược.

Chức năng của phòng Pháp chế doanh nghiệp

Phòng pháp chế hay Bộ phận pháp chế trong một doanh nghiệp/tổ chức có các chức năng cơ bản tương ứng với hệ thống pháp luật của một quốc gia:

• Chức năng lập pháp

Phòng pháp chế chính là Bộ phận xây dựng ra hệ thống chính sách nội bộ, văn bản hóa thành các văn bản quản trị doanh nghiệp, như: Điều lệ, Quy chế làm việc, Quy trình, Quy định, Nội quy lao động, Chế tài kỷ luật lao động, Quyết định, Nghị Quyết, Thông báo, Biên bản,… Đồng thời, đảm bảo tính thống nhất giữa chính sách nội bộ của công ty với các quy định của pháp luật thông qua việc nghiên cứu và cập nhật các quy định của pháp luật có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty.
Phòng Pháp chế cũng đóng vai trò tham mưu cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên Ban lãnh đạo công ty các vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động sản xuất/kinh doanh của Công ty. Khía cạnh tham mưu không nằm ở việc đưa ra câu trả lời Đúng luật hay Sai luật, cũng như nêu ra quy định của pháp luật cụ thể, mà nằm ở việc đưa ra các giải pháp pháp lý hoặc chiến lược hành động không trái luật.

• Chức năng hành pháp

Phòng Pháp chế là Bộ phận phổ biến các quy định pháp luật và các chính sách của công ty tới các Bộ phận khác của Công ty để giúp toàn thể cán bộ/nhân viên của công ty hiểu biết rõ về quy định pháp luật trong các hoạt động chuyên môn cụ thể, cũng như các chính sách nội bộ của công ty để tuân thủ.
Việc phổ biến này có thể thông qua hoạt động tư vấn chính sách, trả lời thắc mắc pháp lý cho các Phòng/Ban/Bộ phận trong Công ty và/hoặc thông qua hoạt động đào tạo pháp luật/chính sách cho các Phòng/Ban/Bộ phận.
Ví dụ:
Bộ phận Pháp chế hướng dẫn quy định về quảng cáo/chương trình khuyến mại cho bộ phận Marketing trong công ty;
Bộ phận Pháp chế đào tạo Pháp luật kinh doanh Bất động sản, Quy định của Luật Đất đai, Luật Nhà ở cho Bộ phận kinh doanh/bán hàng trong công ty bất động sản;
Bộ phận Pháp chế đào tạo về pháp luật dân sự trong giao dịch bảo đảm hoặc thẩm định tính hợp pháp trong các hồ sơ tài liệu của khách hàng cá nhân cho khối kinh doanh sản phẩm tín dụng của Ngân hàng/Tổ chức tín dụng;

• Chức năng tư pháp

Phòng Pháp chế là Bộ phận thực hiện chức năng kiểm soát tuân thủ và xử lý với các trường hợp vi phạm: (1) Trong trường hợp doanh nghiệp có hành vi vi phạm pháp luật, Bộ phận Pháp chế chính là Bộ phận nghiên cứu, tham mưu và thực hiện các biện pháp giải quyết/ứng phó; (2) Trường hợp Cá nhân/Phòng/Ban/Bộ phận trong công ty vi phạm chính sách nội bộ, Bộ phận Pháp chế chính là Bộ phận xem xét, đánh giá, đề xuất và thực thi phương án kỷ luật; (3) Trường hợp doanh nghiệp có tranh chấp hợp đồng với đối tác, Bộ phận Pháp chế cũng là Bộ phận đánh giá, đề xuất phương án đàm phán và thực hiện thương lượng/hòa giải/giải quyết tranh chấp.

Khó khăn khi xây dựng phòng Pháp chế doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc xây dựng một Phòng pháp chế doanh nghiệp có thể gặp rất nhiều trở ngại, khiến cho các doanh nghiệp quy mô còn nhỏ hay mới thành lập chưa thể xây dựng, dù đã nhận thức được tầm quan trọng của nó và muốn xây dựng nó
Chi phí xây dựng một phòng pháp chế lớn so với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ

• Phòng Pháp chế hiệu quả nên có tối thiểu 3 người, với mức lương bình quân trên thị trường trong khoảng 12 – 18 triệu/người/tháng. Bên cạnh đó, các chi phí về chỗ ngồi làm việc, không gian làm việc, cơ sở vật chất, các đãi ngộ và bảo hiểm, cũng khiến chi phí cho Phòng pháp chế tăng lên đáng kể;
• Khó tìm được người có trình độ phù hợp với nhu cầu công việc
• Thực tế, chất lượng đào tạo ngành luật hiện nay chưa tạo ra được nguồn nhân lực pháp lý (đặc biệt là pháp lý doanh nghiệp) có trình độ và có thể đáp ứng nhu cầu công việc ngay khi tốt nghiệp, thậm chí là 1-3 năm sau khi tốt nghiệp. 
• Nhiều doanh nghiệp lớn như: Samsung, Tân Á Đại Thành, Bảo Tín Minh Châu,… đã phải mất hàng năm trời với rất nhiều chi phí cho các chiến dịch tuyển dụng, nhưng vẫn không thể tuyển được nhân sự phù hợp.
• Giới hạn về năng lực tham mưu
• Trên thị trường, nhân sự pháp chế phần lớn chưa giỏi, chuyên sâu nghiệp vụ pháp lý. Chưa nói đến các khía cạnh khác như đặc điểm ngành, mô hình kinh doanh, quản trị nhân sự, chiến lược thị trường, dẫn đến chức năng tham mưu gần như chưa thực hiện được rõ nét hoặc chưa thực hiện được.